Case Study: Van offerte tot factuur zonder handen – Onze Monday.com & Exact integratie
Veel bedrijven herkennen het probleem: het projectmanagement in Monday.com loopt op rolletjes, maar zodra het over financiën gaat, begint het handwerk. Gegevens overtypen in de boekhouding, handmatig PDF’s maken en eindeloos heen-en-weer mailen voor een handtekening.
Bij A10Tech geloven we dat software voor jou moet werken, niet andersom. Onlangs hebben wij voor een klant een volledig geautomatiseerde straat ingericht: van de eerste lead in Monday.com tot de uiteindelijke factuur in Exact Online.
In dit artikel nemen we je mee in hoe we dit proces in twee fases hebben getransformeerd.
De Uitdaging: Dubbel werk en losse systemen
De klant werkte al met Monday.com, maar de vertaalslag naar offertes en facturatie was nog niet optimaal. Het doel was duidelijk: risico’s minimaliseren en tijd besparen door de “menselijke interface” (het overtypen van data) te vervangen door slimme automatisering.
Om de overgang soepel te laten verlopen, hebben we het project opgeknipt in twee strategische fases.
1. De Monday.com Offerte Machine
De eerste stap was het perfectioneren van de basis. Een offerte is meer dan een bedrag; het is een visitekaartje. We hebben de bestaande Monday-omgeving flink onder de motorkap verbouwd.
Wat we hebben gerealiseerd:
- Geavanceerde calculaties: Het optimalizseren zodat alle totalen, kortingen en de BTW-berekening volautomatisch en foutloos berekend via formules.
- DocuGen Integratie: Geen geklungel meer met Word-sjablonen. Met één druk op de knop genereert Monday nu een strakke, professionele PDF in de huisstijl van de klant.
- Digitaal Ondertekenen: We hebben een workflow ingericht voor digitale handtekeningen. De klant tekent online, en de status in Monday springt automatisch op ‘Getekend’. Geen printen en scannen meer.
Het resultaat: Een waterdicht proces binnen Monday.com waarbij sales met één klik offertes verstuurt en real-time kan zien wie er heeft getekend.
Fase 2: De ‘Holy Grail’ – Koppeling met Exact Online
Toen de basis stond, was het tijd voor het echte werk: de brug slaan naar de financiële afdeling. Veel IT-partijen stoppen bij het projectmanagement, maar A10Tech gaat verder. Wij hebben de API-koppeling gebouwd tussen Monday.com en Exact Online.
De technische highlights:
- Naadloze Synchronisatie: Zodra een offerte in Monday digitaal is getekend, schiet onze automatisering in actie.
- Automatische Facturatie: Het systeem maakt direct de conceptfactuur aan in Exact Online. Alle klantgegevens en factuurregels worden 1-op-1 overgenomen.
- Intelligente BTW-regels: Dit is waar de meeste standaardkoppelingen falen. Wij hebben logica ingebouwd die automatisch herkent of het gaat om een klant in Nederland, binnen de EU, of daarbuiten, en past de juiste BTW-regels toe.
Het resultaat: Er is geen handmatige invoer meer nodig in Exact. Het proces van “Lead” tot “Factuur verzonden” is nu een aaneengesloten, digitale keten.
Conclusie: Meer tijd voor de core business
Door deze automatisering heeft de klant niet alleen minder administratieve lasten, maar is de foutgevoeligheid ook drastisch verlaagd. Geen verkeerd overgetypte bedragen meer en facturen die direct de deur uit kunnen.
Ook je proces optimaliseren?
Werk jij ook met Monday.com en Exact Online (of een ander boekhoudpakket) en voel je de pijn van dubbele invoer?
Bij A10Tech zijn we specialist in het inrichten, automatiseren en koppelen van bedrijfsprocessen. Wij kijken verder dan de software alleen; wij kijken naar jouw workflow.
Benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen doen? Neem contact met ons op.